Cursusadministratie: waarom moeilijk doen als het makkelijk kan?

Alle informatie overal toegankelijk

Het laatste wat u wilt als opleider is administratief gedoe. Informatie die nog bij de secretaresse ligt, terwijl deze ook bij de docenten bekend moet zijn. Cursisten die zich hebben afgemeld, terwijl u van niets weet… Niemand zit te wachten op dat soort dingen. Dat leidt alleen maar af van uw hoofddoel: cursisten iets zo goed mogelijk aanleren, zodat ze tevreden de wijde wereld intrekken met hun nieuwe kennis. Dus wat is dan essentieel voor elke opleider? De juiste software voor een simpele, overzichtelijke cursusadministratie.

De voordelen van een snellere tijd

Kunt u zich er nog iets bij voorstellen, dat we ooit geen computer hadden in elk kantoor? Dat we alles per post moesten versturen? En dat alle communicatie geschreven werd in plaats van getyped? Inmiddels ligt die tijd ver achter ons. En met elke nieuwe uitvinding – de scanner, de laptop, de smartphone – is onze wereld sneller geworden. En soms is snelheid best fijn. Schrijvers hoeven niet meer op de fiets om hun manuscript naar de uitgever te brengen; ze kunnen het gewoon online delen met hun uitgever. Als een gesprek te lang duurt, en u heeft andere verplichtingen, kunt u voorstellen het gesprek per mail voort te zetten. Dus het is niet zo gek dat we die snelheid ook terugzien in de wereld van de administratie.

Hoe maakt u uw cursusadministratie sneller?

In de financiële administratie is elektronisch factureren inmiddels al een trend. Als rekeningen zo worden ingediend, kunnen ze automatisch in de administratie verwerkt worden. Ook de boekhouding in het algemeen ondergaat langzamerhand een transformatie. Waarom steeds bepaalde gegevens handmatig invoeren als dit automatisch kan dankzij software? We zien nu al dat dit voordelen heeft, want boekhouders kunnen hierdoor bepaalde handelingen uit handen geven. Hierdoor wordt de boekhouding ook meteen betrouwbaarder. Het is dus niet gek dat de cursusadministratie zich ook heeft ontwikkeld de laatste jaren. Er bestaat allerlei software om ervoor te zorgen dat de administratie sneller verwerkt wordt. Maar waarom zou u kiezen voor speciale software? Heeft u niet genoeg aan een excel-bestandje en een internetverbinding? Het kan altijd beter, bijvoorbeeld als u houdt van orde, heldere communicatie, en altijd van alles op de hoogte zijn.

De voordelen van cursusadministratie software

Software van goede kwaliteit kan veel voor je doen op die gebieden. Het kan intuïtief werken, dingen overzichtelijk maken, een mogelijkheid bieden voor interne communicatie, etc. Specifiek voor cursussen kan het zelfs een soort online leeromgeving creëren. Leraar en leerling kunnen communiceren over de cursus en alles delen wat ze belangrijk vinden. Opleiders kunnen in de gaten houden of cursussen zijn volgeboekt en of een leraar plotseling is uitgevallen. Het is enorm handig als dit allemaal in een programma overzichtelijk wordt gemaakt. Geen telefoontjes meer van de secretaresse naar de leerling, die vervolgens weer wat meldt aan de docent die dit niet meldt aan de secretaresse… Nee, alle partijen kunnen rechtstreeks in een veilige omgeving informatie delen, die iedereen online en offline kan inzien. Ideaal toch?
Dus opleiders: tijd voor een nieuw, modern programma voor uw cursusadministratie?